Se calcula hay 217 archivos del estado

Archivos municipales de Puebla

Martes, 10 Junio 2014 19:00
Autor:   Areli González/Subterráneos
* La mayor parte de los municipios, tiene por archivo una bodega llena de papeles y otros enseres de limpieza y adornos festivos

 

 

Puebla, Puebla, 2 de junio de 2014. Hay que bajar los documentos del tapanco, sacarlos de bodegas o recogerlos del piso. Los archivos municipales están almacenados, esperando que el paso de tiempo no los desaparezca, o que la autoridad municipal al final de su periodo de gobierno no los destruya o se apropie de ellos en un afán de que no se descubran sus manejos, intentando de esta manera borrar cierta información que los perjudique. El 9 de junio, Día Internacional de los Archivos, es un buen momento para escribir sobre los archivos municipales del estado de Puebla, fecha que se celebra desde el 2007 se celebra a nivel internacional, y que coincide en que este día de junio pero de 1948 se creó el Consejo Internacional de Archivos bajo el auspicio de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, las Ciencias y la Cultura UNESCO por sus siglas en inglés. Esta fecha es relevante para dar a conocer a la gente que es un archivo, pues comúnmente se confunde con las bibliotecas, que son inaccesibles, de uso interno o solo visitados por los historiadores.

El termino archivo, tiene diferentes acepciones, es entendido como un lugar, como una institución o como un conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material, producidos o recibidos por una persona física o jurídica o por un organismo público o privado en el ejercicio de sus funciones o actividades.[1] En realidad, toda institución pública, privada, organización, empresa, fundación, hasta una persona, tiene un archivo pues es la evidencia de su existencia, de sus procesos de vida y de su desaparición. Y más que ser solo papeles, es información sostenida en un soporte.

A nivel archivístico, los documentos atraviesan por tres etapas, siendo la etapa histórica la última a llegar. Desde que se gesta un documento forma parte del archivo de trámite, pues tiene un uso cotidiano, y cuando este disminuye, pasa al archivo de concentración, donde se mantiene por un tiempo determinado para que posteriormente si conserva un valor secundario pasarlo al archivo histórico o destruirlo cuando no guarda ninguna relevancia. En estas tres fases, el documento conserva ciertos valore, siendo el legal, contable o administrativo los valores primarios y secundario cuando el documento es evidencia histórica o testimonial. De ahí que sea trascendente su cuidado y constante y puntual organización mediante la instauración de un sistema de archivo formado por el archivo de trámite, concentración e histórico.

 

La teoría y la realidad de los archivos municipales poblanos

La Ley de Archivos del Estado de Puebla emitida en 2010 que considera a los ayuntamientos como organismos obligados a cumplir con esta ley, señala que estos tienen la obligación de cuidar y conservar del archivo, quedando lo documentos fuera de cualquier acto de comercio y enajenación. Los ayuntamientos están sujetos a establecer su forma de organización así como gestionar recursos humanos y materiales para el correcto sistema institucional de archivos, crear los mecanismos adecuados para la consulta, así como destinar los recursos necesarios para su mantenimiento y mejora del archivo

Sin embargo, la realidad es otra. El estado de Puebla, cuenta con 217 municipios, lo que significa la existencia del mismo número de archivos en los que se concentre las evidencias de la administración municipal. En realidad, un mínimo número de ayuntamientos, como el de Puebla, Zacatlán, Huejotzingo, Libres, Cuautinchan, San Martin Texmelucan, cuenta con un archivo y responsable o director. La mayor parte de los municipios, tiene por archivo una bodega llena de papeles y otros enseres de limpieza y adornos festivos. No hay responsable o director, no se presupuesta recurso alguno para el sostenimiento, que se considera como un gasto y no como una inversión o beneficio, pues el tener el archivo organizado significa contar con una información organizada, lista para la consultar interna, externa, la investigación y la rendición de cuentas.

Son pocos los logros que en materia archivística municipal se tienen. En relación a la infraestructura, recientemente el Archivo Histórico Municipal de Zacapoaxtla inauguro sus instalaciones. Ahora cuenta con una sala de consulta, mesas de trabajo, equipo de cómputo y un área adecuada para el archivo, que dejo de estar en las celdas de los presos. Los documentos ahora están resguardados en cajas y colocadas en estantería adecuada. También el Archivo General Municipal de Puebla recientemente inauguro sus nuevas instalaciones, en el que se resguardan los documentos, fotos, planos, a partir de 1847. Cuenta con los niveles de humedad idóneos así como los sistemas de seguridad requeridos para su preservación.

 

Acceso a la información y archivos

Los archivos en el país comenzaron a tomar la relevancia debido a la Ley de Acceso a la Información Pública y Protección de datos personales, que obliga a los instituciones públicas, entre a estos los ayuntamientos a dar a conocer a la a sociedad información básica, como nombre de los funcionarios, organigrama, salarios, presupuestos de egresos, entre otros más. En Puebla, esta Ley del 2011, obliga a los municipios a cumplirla, a constituir y actualizar su sistema de archivo y gestión documental, indicando que toda la información generada por este es pública, accesible a cualquier persona.[2]

Sin embargo, para poder acceder a esta información, es necesario contar con archivos organizados, en buenas condiciones físicas y con responsables, que trabajen en conjunto con las autoridades municipales para tenerlos dentro de las prioridades de la administración pública del ayuntamiento.

 

[1] Ley de Archivos del Estado de Puebla, Artículo 3. No. IV

[2] Ley de Transparencia y acceso a la información pública del Estado de Puebla, 2011, Articulo 4.

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